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    Eden Luca Yachts

    Individualentwicklung · Yachtcharter, Aruba

    Buchung, Kalender, Geld und Fahrten an einem Ort.

    Eden Luca Yachts verchartert zwei Luxusyachten auf Aruba. Die Buchungen lagen in Let's Book, die Termine im Google Kalender und der Umsatz in einer Tabelle, und alles wurde von Hand abgetippt. Wir haben ein Dashboard gebaut, das diese Quellen nebeneinanderlegt, für Büro, Kapitän und Crew.

    Yachten
    2
    Rollen
    Crew, Kapitän, Büro, Eigentümer
    Sprachen
    Niederländisch, Englisch, Spanisch
    Quellen
    Let's Book, Google Kalender, GPS
    Eine Buchung im Tab Kalender: der Termin im Google Kalender neben der Buchung in Let's Book. Beispielansicht mit Beispieldaten.

    Das Problem

    Eine Buchung, dreimal abgetippt.

    Jede Buchung kam über Let's Book herein und wurde danach von Hand in den Google Kalender übertragen, in die Abrechnungsmail und zum Monatsende in die Umsatztabelle. Die Crew las den Kalender auf einem iPad.

    Nirgends war zu sehen, ob Buchung, Termin und Geld noch zusammenpassten. Checks und Motorstunden wurden ebenfalls von Hand erfasst.

    Kalendercheck

    Abweichungen fallen sofort auf.

    Das Dashboard legt jeden Kalendertermin neben seine Buchung und markiert, was nicht stimmt: Geld, das nicht aufgeht, zwei Termine für eine Buchung oder ein Datum, eine Uhrzeit oder eine Yacht, die abweicht.

    Am ersten Tag standen 33 Termine auf der Prüfliste, und bei 92 verknüpften Buchungen wich die Summe im Kalender von Let's Book ab.

    Verknüpfen

    Keine Buchung geht mehr zwischen zwei Systemen verloren.

    Anfangs waren 115 der 317 aktiven Termine mit keiner Buchung verknüpft, und kein Bildschirm zeigte das. Jetzt verknüpft das Dashboard über Buchungscode, E-Mail oder Telefon, Name oder Uhrzeit und Yacht.

    Eine Schätzung ist immer als Schätzung gekennzeichnet, und das Büro kann sie rückgängig machen. In einem Test mit Terminen, bei denen der Code ausgeblendet war, hat es 679 von 680 über die Kontaktdaten richtig verknüpft.

    Checklisten und KI

    Beschreib eine Checkliste, die KI entwirft sie.

    Vor und nach jeder Fahrt liegt die Checkliste auf dem Handy der Crew bereit: in Ordnung oder nicht in Ordnung mit Notiz, ein Foto, wo nötig, und der Stand des Betriebsstundenzählers.

    Eine neue Checkliste beschreibst du in ganz normaler Sprache, oder du hängst ein Dokument an. Die KI entwirft sie in drei Sprachen, du passt sie im Chat an, und jemand im Büro veröffentlicht sie.

    GPS-Fahrten

    Das Boot erzählt selbst, wie der Tag lief.

    Die GPS-Tracker an Bord melden, wo die Boote sind. Das Dashboard erkennt jede Fahrt, ordnet sie der Buchung zu und spielt die Route ab, mit der gebuchten Zeit neben der tatsächlichen Abfahrt.

    Der Anbieter der Tracker speichert keinen Verlauf, also übernimmt das Dashboard das selbst. Motorstunden werden vorgeschlagen, und ein Mensch bestätigt sie.

    Sicher einführen

    So ändert sich nichts, ohne dass du es willst.

    • Liest nur, schreibt nie

      Das Dashboard liest Let's Book und Google Kalender, ändert aber in keinem von beiden etwas. Eine Abweichung korrigierst du dort, wo sie hingehört: im Kalender.

    • Nur Büro und Eigentümer sehen die Beträge

      Die Crew sieht, was vorbereitet werden muss, aber nie, was es kostet. Die Beträge landen gar nicht erst auf ihrem Bildschirm.

    • Ein Mensch veröffentlicht

      Die KI arbeitet nur in einem Entwurf. Jeder Schritt lässt sich rückgängig machen, es gibt ein Monatslimit für die KI-Kosten, und eine Checkliste erreicht die Crew erst, wenn jemand auf Veröffentlichen drückt.

    Wo wir jetzt stehen

    Roadmap

    Sieben Wochen seit Baubeginn. Es läuft mit Live-Daten, als Testlauf neben den bestehenden Tools.

    1. August 2026

      Die Basis

      Eine Kopie von Let's Book, vier Rollen mit eigenen Rechten, Einblick in die Buchungen und Checklisten auf dem Handy, die für jede Buchung bereitstehen.

      Die Crew arbeitet Checks pro Buchung ab.

    2. Anfang September

      Kalender und GPS

      Google Kalender angebunden, die GPS-Tracker der Boote angeschlossen und jede Fahrt ihrer Buchung zugeordnet.

      Jede Fahrt bei ihrer Buchung.

    3. Ende September

      Kalendercheck und KI

      Der Kalendercheck, 1.589 alte Termine importiert, die KI, die Checklisten entwirft, und die Geldansichten pro Buchung.

      Abweichungen sind für das Büro sichtbar.

    4. Jetzt

      Testlauf neben den bestehenden Tools

      Let's Book und Google Kalender bleiben maßgeblich. Der Eigentümer entscheidet Bereich für Bereich, wann die alte Arbeitsweise endet.

      Nächster Schritt: die Fahrtenverwaltung und die Kundenmails.

    Kommt dir das bekannt vor?

    Steht deine Buchung auch an drei Stellen?

    Viele Unternehmen tippen dieselben Daten vom System in den Kalender und weiter in die Tabelle ab. Vereinbare ein Kennenlerngespräch und erfahre in 30 Minuten, ob wir das für dich lösen können und was es kostet.

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